اکسسوری

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد ، خلاصه به یک یا دو نرم افزار خاص نمی شود بلکه دارای تنوع بسیار زیادی در این موارد می باشد. این نرم افزار ها شاید دارای رابط کاربری متفاوت با یکدیگر باشند اما دارای ویژگی های خاص و مشترکی هستند که از این نظر تقریبا همگی مشابه همدیگرند. در ادامه ما برخی از ویژگی های مهم و کلیدی که تقریبا در تمام این نرم افزارها مشترکند را بررسی می کنیم. این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
• عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
• امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
• امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

نرم افزار مدیریت اسناد

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه می کنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد آرشیو و بایگانی با ما تماس بگیرید.

آرشیو و بایگانی اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائز اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و بایگانی  اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

مدیریت اسناد

در عصر امروز به طور میانگین افراد مجبور به مدیریت حجم زیادی از فایل های دیجیتالی هستند. اگر مطمئن نیستید که چگونه بهترین روش برای ذخیره و مدیریت فایلهای خود را پیدا کنید، تنها نیستید. با در نظر گرفتن مهم ترین نکات اسکن مدارک سریع از شر موضوع نگهداری و مدیریت فایل دیجیتال خلاص شوید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مدیریت اسناد مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

ثبت دائمی اسناد

تجمیع، نگهداری و حفاظت از اسناد کاغذی همواره به عنوان یکی از مهمترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان کسب و کار هاست. از این رو همیشه به دنبال راهی آسوده برای رفع این مشکل و در عین حال ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک خود بوده اند. ثبت دائمی اسناد یکی از مهمترین فرایند هایی است که می تواند در حل این معضل کمک های شایانی داشته باشد. از این رو می توان گفت که دیجیتال سازی نه تنها به عکس ها و فیلم ها بلکه به اسناد و مدارک در سازمان ها و ادارات نیز نفوذ کرده است. با ثبت دائمی اسناد می توان به بسیاری از امور دست پیدا کرد. علاوه بر ایجاد شرایطی امن، در هزینه های نگهداری از این اسناد نیز صرفه جویی هایی را اعمال کرد.

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

بهترین شیوه برای دیجیتال سازی اساد و مدارک استفاده از سیستم های رایانه ای است. به این صورت که با بهره گیری از یک نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد می توان شرایی را ایجاد کرد تا اساد کاغذی از تمامی خطرات و عامل خارجی و فیزیکی در امان باشند. این نرم افزار ها با ایجاد دسترسی های محدود به افراد، امکان جستجوی سریع اسناد و مدارک و نگهداری از آنها در فضای ابری و یا فیزیکی بسیار کوچک این امکان را برای مدیران عامل و صاحبان کسب و کار ها فراهم کرده است که از ایمنی اسناد و مدارک خود و مشتریان و اربابان رجوع اطمینان حاصل کنند. از سوی دیگر به افراد این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد ذخیره شده دست پیدا کنند.

OCR چیست ؟

شاید ساده ترین تعریفی که میتوان برای مفهوم اینکه OCR  چیست این باشد که آن را اینگونه تعریف کرد : نرم افزاری که نوشته های چاپی را پردازش و آن را به کاراکترهایی مبدل میکند که پردازش آن برای کامپیوتر ممکن باشد. این روزها این فناوری جایگاه خود را از نظر کاربردی پیدا کرده است. در طی فرآیند OCR عکس یک متن به یک فایل متنی قابل ویرایش در نرم افزارهای متداول ( مانند آفیس و….) میگردد و باعث می شود دست افراد در انجام بسیاری از فرآیندها باز بماند .

مزایا و کاربردهای او سی آر فقط محدود به گرفتن خروجی فایل متنی برای ادیت کردن نیست و کاربردهای فراوان دیگری نیز با خود به همراه دارد که از جمله مهم ترین آن ها تبدیل متن به صوت است و از آن می توان برای کتاب های صوتی که قابلیت نمایش متن را نیز دارا هستند استفاده کرد این ویژگی برای افراد نابینا می تواند فوق العاده باشد. همچنین این روش برای نرم افزارهای متداول تبدیل دست خط به نوشته های تایپی کاربرد دارد.